Ochrana osobních údajů

Tento dokument vysvětluje, jaké osobní údaje zpracováváme, proč je zpracováváme, jak dlouho je uchováváme a jaká práva při tom máte. Vztahuje se na návštěvníky webových stránek prorokcrm.cz, na zákazníky služby Prorok CRM v České republice a na uživatele její mobilní aplikace.

Kdo je správce

Správcem je obchodní společnost M-CORE s.r.o., se sídlem Lesnícka 14, 080 05 Prešov, IČO: 46971211, zapsaná v obchodním rejstříku: Obchodný register Okresného súdu Prešov, oddiel Sro, vložka č. 27475/P, zastoupená jednatelem: Ľubomír Motyľ. Jde o slovenskou právnickou osobu, která službu nabízí i v České republice.

Ve věcech ochrany osobních údajů nás kontaktujte na adrese info@prorokcrm.sk nebo písemně na adrese sídla.

Pověřence pro ochranu osobních údajů podle čl. 37 GDPR nemáme povinnost jmenovat a nejmenovali jsme jej. Osobní údaje nezpracováváme ve velkém rozsahu jako hlavní činnost. Se žádostí se proto obraťte na kontakt uvedený výše.

Ve kterých dvou postaveních vystupujeme

Toto rozlišení je důležité, protože od něj závisí, na koho se máte obrátit.

Správce. Ve vztahu k údajům, které od vás získáváme přímo na těchto webových stránkách, tedy při vyplnění kontaktního formuláře, při podání reklamace, při přihlášení k odběru novinek, při registraci a při fakturaci, určujeme účel a prostředky zpracování my. Toto zpracování upravuje tento dokument.

Zpracovatel. Ve vztahu k údajům, které do systému Prorok CRM vkládá náš zákazník, tedy k údajům o jeho zaměstnancích, obchodních partnerech a klientech, jsme jen zpracovatelem podle čl. 28 GDPR. Tyto údaje zpracováváme výhradně na základě pokynů zákazníka a v rozsahu Smlouvy o zpracování osobních údajů.

Jste-li zaměstnancem nebo klientem firmy, která Prorok CRM používá, a chcete uplatnit svá práva, obraťte se přímo na tuto firmu. My vám bez jejího pokynu nemůžeme údaje poskytnout, změnit ani vymazat. Vaši žádost jí však bez zbytečného odkladu předáme, pokud nám ji pošlete.

Jaké údaje zpracováváme a proč

Vyřízení poptávky z kontaktního formuláře. Zpracováváme jméno, e-mail, telefon, název firmy a text zprávy. Právním základem je čl. 6 odst. 1 písm. b GDPR, tedy opatření před uzavřením smlouvy, případně čl. 6 odst. 1 písm. f, tedy náš oprávněný zájem odpovědět na oslovení. Uchováváme 12 měsíců od poslední komunikace v dané věci.

Registrace a vedení zákaznického účtu. Zpracováváme jméno, příjmení, pracovní e-mail, telefon, název firmy a identifikační číslo osoby. Právním základem je čl. 6 odst. 1 písm. b GDPR, tedy plnění smlouvy. Uchováváme po dobu trvání smlouvy a tři roky po jejím skončení, kvůli promlčecím lhůtám.

Fakturace a účetnictví. Zpracováváme fakturační údaje a historii plateb. Právním základem je čl. 6 odst. 1 písm. c GDPR, tedy plnění právní povinnosti. Účetnictví poskytovatele se řídí slovenskými předpisy, protože jde o slovenskou společnost, a doklady se uchovávají po dobu, kterou tyto předpisy stanoví, tedy deset let.

Zasílání novinek. Zpracováváme e-mail a jméno. Právním základem je váš souhlas podle čl. 6 odst. 1 písm. a GDPR, u stávajícího zákazníka náš oprávněný zájem nabízet vlastní obdobné služby podle čl. 6 odst. 1 písm. f GDPR a podle § 7 odst. 3 zákona č. 480/2004 Sb., o některých službách informační společnosti. Zpracováváme do odvolání souhlasu nebo do vznesení námitky. Odhlásit se lze odkazem v každé zprávě.

Provozní bezpečnost a záznamy o provozu. Zpracováváme IP adresu, čas přístupu a typ prohlížeče. Z IP adresy určujeme přibližnou polohu (zemi a město), například místo přihlášení. Polohu hledáme v databázi uložené na našem vlastním serveru, takže IP adresu pro tento účel nikomu neposíláme. Údaje o poloze pocházejí z databáze DB-IP (db-ip.com) pod licencí Creative Commons Uveďte původ 4.0. Právním základem je náš oprávněný zájem na bezpečnosti a stabilitě služby podle čl. 6 odst. 1 písm. f GDPR. Záznamy webového serveru uchováváme 14 dnů. Záznamy o bezpečnostních událostech v systému, například o neúspěšných přihlášeních, uchováváme 12 měsíců.

Vyřízení reklamace. Zpracováváme jméno, e-mail, telefon, obchodní firmu a IČO, číslo dokladu a popis vady. Právním základem je plnění zákonné povinnosti podle zákona č. 634/1992 Sb., o ochraně spotřebitele, a podle občanského zákoníku, ve spojení s čl. 6 odst. 1 písm. c GDPR. Uchováváme čtyři roky od vyřízení reklamace, což odpovídá promlčecí lhůtě u podnikatelských vztahů.

Anonymní statistika návštěvnosti. Na našem vlastním serveru vedeme statistiku návštěvnosti bez souborů cookies a bez čehokoli uloženého ve vašem zařízení. Zaznamenáváme navštívenou stránku, čas, jazykovou verzi webu, odkud jste přišli (doménu webu a druh zdroje, například vyhledávač, AI asistent, sociální síť, e-mail nebo reklama, a parametry kampaně v odkazu), druh zařízení (mobil, tablet, počítač), rodinu prohlížeče a operačního systému bez verze, hlavní jazyk nastavený v prohlížeči, jak dlouho jste se stránkou aktivně pracovali, jak daleko jste ji posunuli, kliknutí na odkazy mimo náš web (jen doménu cíle) a adresy neexistujících stránek, na které jste přišli. Aktivní čas a posunutí měří krátký skript na stránce, který je při odchodu ze stránky pošle na náš server spolu s náhodným číslem tohoto zobrazení stránky; do vašeho zařízení nic neukládá a cookies ani jiné uložené údaje nečte. IP adresu ani celé označení prohlížeče neukládáme, ke spočítání návštěvníků za den z nich vytváříme jednosměrný kód, který se každý den mění a po skončení dne ho vymažeme. Zemi podle IP adresy nezjišťujeme. Údaje nikomu nepředáváme, zpracováváme je na základě našeho oprávněného zájmu na zlepšování webu podle čl. 6 odst. 1 písm. f GDPR a jednotlivé záznamy uchováváme 90 dní, poté zůstávají jen souhrnné počty.

Měření návštěvnosti službou Google Analytics. Pokud v liště cookies povolíte měření návštěvnosti, použijeme službu Google Analytics 4 od společnosti Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irsko, která při tom vystupuje jako náš zpracovatel. Služba uloží do vašeho prohlížeče soubory cookies s náhodným identifikátorem a zaznamenává navštívené stránky, čas a délku návštěvy, odkud jste přišli, druh zařízení, prohlížeč a operační systém, přibližnou polohu (zemi a město) odvozenou z IP adresy a interakce se stránkou, například posouvání a kliknutí na odkazy. IP adresu služba podle prohlášení společnosti Google neukládá. Google signály ani přizpůsobení reklamy nepoužíváme a údaje nespojujeme s jinými údaji o vás. Účelem je statistika návštěvnosti a zlepšování webu. Právním základem je váš souhlas podle čl. 6 odst. 1 písm. a GDPR a podle § 89 odst. 3 zákona č. 127/2005 Sb., o elektronických komunikacích; bez souhlasu se služba do stránky vůbec nenačte. Soubory cookies `_ga` a `_ga_` s koncovkou podle měřicího identifikátoru platí 2 roky, údaje ve službě uchováváme nejvýše 14 měsíců. Souhlas můžete kdykoli odvolat odkazem Nastavení cookies v patičce webu, poté měření zastavíme a soubory cookies služby z vašeho prohlížeče smažeme. Odvolání nemá vliv na zpracování před ním. Společnost Google může údaje zpracovávat i ve Spojených státech amerických, podrobnosti jsou v části o předání mimo Evropský hospodářský prostor.

Marketing. Marketingový ani reklamní nástroj na této stránce nepoužíváme, takže se k tomuto účelu nezpracovává nic. Pokud takový nástroj nasadíme, právním základem bude váš souhlas podle čl. 6 odst. 1 písm. a GDPR a podle § 89 odst. 3 zákona č. 127/2005 Sb., o elektronických komunikacích, a bez souhlasu se nespustí. Podrobnosti jsou v Zásadách používání souborů cookies na stránce prorokcrm.cz/cookies.

Prokázání souhlasu s cookies. Zpracováváme záznam o vaší volbě: čas, verzi textu a seznamu cookies, který jste viděli, zvolené kategorie, doménu a zkrácenou IP adresu. Úplnou IP adresu neukládáme. Právním základem je plnění právní povinnosti prokázat souhlas podle čl. 7 odst. 1 GDPR.

Uplatnění a obhajoba právních nároků. Rozsah závisí na konkrétním případu. Právním základem je náš oprávněný zájem podle čl. 6 odst. 1 písm. f GDPR. Uchováváme podle příslušných promlčecích lhůt.

Mobilní aplikace Prorok

Mobilní aplikace Prorok pro telefony s iOS a Android je další způsob přístupu ke službě Prorok CRM. Přihlašuje se stejným účtem a pracuje se stejnými údaji jako webová aplikace. Údaje, které v ní zadáte nebo zobrazíte, například zákazníky, faktury, úkoly, zprávy v chatu, poštu, nahrávky schůzek a docházku, patří firmě, která Prorok CRM používá, a zpracováváme je jako její zpracovatel podle části Ve kterých dvou postaveních vystupujeme.

Oprávnění v telefonu. Aplikace se na oprávnění ptá až ve chvíli, kdy funkci poprvé použijete. Bez oprávnění funguje dál, jen bez dané funkce. Oprávnění můžete kdykoli odebrat v nastavení telefonu.

• Mikrofon: nahrávání schůzek, hlasové zprávy v chatu, diktování asistentovi a hlasové nahlášení problému. Nahrávání schůzky pokračuje i ve chvíli, kdy aplikaci přepnete do pozadí, dokud ho sami nezastavíte.
• Fotoaparát a fotky: vyfocení účtenky, dokladu nebo přílohy a přiložení fotky k dokladu nebo zprávě. Aplikace dostane jen fotky, které sami vyberete.
• Poloha: jen při zaznamenání příchodu a odchodu z pracoviště, pokud to firma u docházky vyžaduje. Aplikace polohu průběžně nesleduje.
• Kalendář a připomínky: přidání schůzky do kalendáře telefonu přes systémové okno, vždy až po vašem potvrzení. Obsah kalendáře telefonu aplikace nečte.

Upozornění do telefonu. Pokud si upozornění do telefonu zapnete, uložíme k vašemu účtu označení zařízení, které přidělí služba upozornění výrobce operačního systému (Apple u iOS, Google u Android). Této službě předáme k doručení krátký text upozornění, například název úkolu nebo jméno odesílatele zprávy. Upozornění vypnete v aplikaci nebo v nastavení telefonu. Označení zařízení vymažeme, když o to aplikace požádá, například po vypnutí upozornění, nebo když ho služba upozornění přestane přijímat.

Co zůstává jen v telefonu. Odemknutí aplikace obličejem, otiskem prstu nebo kódem telefonu ověřuje telefon sám, aplikace ani my se k biometrickým údajům nedostaneme. V telefonu zůstává také přihlášení v zabezpečeném úložišti, poslední hledání a údaje pro miniaplikace na ploše a na zamčené obrazovce, kde se bez odemknutí ukazují jen počty a časy.

Umělá inteligence v aplikaci. Funkce s umělou inteligencí, například asistenta, přepis hlasu, čtení účtenek a přepis nahrávek schůzek, použijete v aplikaci až po výslovném souhlasu. Souhlas můžete kdykoli odvolat v Profilu. Poskytovatele, kterým se údaje odesílají, uvádíme jmenovitě na stránce prorokcrm.cz/dodavatele.

Provozní a diagnostické údaje. Při přihlášení zpracováváme IP adresu a z ní přibližnou polohu (zemi a město) pro upozornění na přihlášení z nového místa, jak je popsáno výše u provozní bezpečnosti. Evidujeme přihlášená zařízení, abyste je mohli v Profilu odhlásit. Při chybě obrazovky se automaticky odešle hlášení s popisem chyby, adresou obrazovky, typem zařízení a systému a IP adresou. Hlášení chyb uchováváme nejvýše 60 dnů. Právním základem je náš oprávněný zájem na bezpečnosti a stabilitě služby podle čl. 6 odst. 1 písm. f GDPR. Dokud máte obrazovku otevřenou, aplikace jako součást služby pro firmu posílá, který záznam právě máte otevřený, aby kolegové viděli, kdo na něm pracuje, a počítá minuty aktivní práce v systému za den. Aplikace také, jen se souhlasem v nastavení aplikace (v Profilu přepínač Pomáhat zlepšovat aplikaci, ve výchozím stavu vypnutý), zjišťuje, které své miniaplikace máte na ploše a na zamčené obrazovce a v jaké velikosti, a nejvýše jednou denně nebo při změně to odešle k zařízení, na kterém máte zapnutá upozornění; tento údaj používáme na základě vašeho souhlasu podle čl. 6 odst. 1 písm. a GDPR jen ke zlepšování aplikace, nespojujeme ho s údaji z jiných aplikací, neposíláme ho třetím stranám a smažeme ho spolu s označením zařízení. Souhlas můžete kdykoli odvolat stejným přepínačem a údaje o miniaplikacích se tím hned smažou.

Bez reklamy a sledování. Aplikace neobsahuje reklamu ani nástroje třetích stran pro měření nebo sledování. Reklamní identifikátor zařízení nepoužíváme a údaje z aplikace nespojujeme s údaji jiných firem.

Smazání účtu. O smazání účtu požádáte přímo v aplikaci nebo postupem na stránce app.prorokcrm.sk/zmazanie-uctu. Smažeme přihlášení a osobní údaje ve vašem účtu. Doklady a záznamy, které jste vytvořili pro firmu, patří firmě a smazání účtu je neodstraní. Žádost vyřídíme do 30 dnů.

Komu údaje zpřístupňujeme

Údaje neprodáváme. Zpřístupňujeme je jen tomu, kdo nám pomáhá službu provozovat, a to v nezbytném rozsahu:

• poskytovateli hostingu a úložiště,
• poskytovateli serverů, úložiště a zálohování,
• poskytovatelům platebních služeb při platbě kartou a převodem,
• poskytovatelům funkcí umělé inteligence,
• službě upozornění výrobce operačního systému telefonu (Apple, Google) při doručení upozornění do mobilní aplikace, jen pokud jste si upozornění zapnuli,
• společnosti Google Ireland Limited při měření návštěvnosti webu službou Google Analytics, jen pokud jste s ním souhlasili,
• našemu účetnímu a právnímu zástupci,
• orgánům veřejné moci, ukládá-li nám to zákon.

Aktuální seznam včetně sídla, účelu a místa zpracování je zveřejněn na stránce prorokcrm.cz/dodavatele.

Předání mimo Evropský hospodářský prostor

Provoz systému i zálohy zajišťujeme v rámci Evropské unie. U některých funkcí umělé inteligence se údaje odesílají poskytovatelům modelů, kteří je mohou zpracovávat mimo Evropský hospodářský prostor. Právním základem takového předání jsou standardní smluvní doložky podle čl. 46 odst. 2 písm. c GDPR, které jsou součástí smlouvy o zpracování údajů u každého z těchto poskytovatelů. Podrobnosti jsou na stránce prorokcrm.cz/umela-inteligence a jmenovitý seznam poskytovatelů na stránce prorokcrm.cz/dodavatele.

Při měření návštěvnosti službou Google Analytics, pokud s ním souhlasíte, může společnost Google zpracovávat údaje i ve Spojených státech amerických. Mateřská společnost Google LLC je certifikována podle rámce ochrany údajů mezi Evropskou unií a USA (EU-US Data Privacy Framework), pro který Evropská komise 10. července 2023 přijala rozhodnutí o odpovídající ochraně podle čl. 45 GDPR. Doplňkově platí standardní smluvní doložky podle čl. 46 odst. 2 písm. c GDPR, které jsou součástí podmínek zpracování údajů společnosti Google.

Automatizované rozhodování a profilování

Neprovádíme automatizované rozhodování s právním nebo obdobně významným účinkem na vás podle čl. 22 GDPR. Systém obsahuje funkce umělé inteligence, ty však pouze navrhují a rozhodnutí činí člověk.

Vaše práva

Máte právo:

• na přístup ke svým osobním údajům podle čl. 15 GDPR,
• na jejich opravu podle čl. 16 GDPR,
• na výmaz podle čl. 17 GDPR,
• na omezení zpracování podle čl. 18 GDPR,
• na přenositelnost údajů podle čl. 20 GDPR,
• vznést námitku proti zpracování založenému na oprávněném zájmu podle čl. 21 GDPR,
• kdykoli odvolat souhlas podle čl. 7 odst. 3 GDPR, přičemž odvolání nemá vliv na zákonnost zpracování před odvoláním.

Žádost pošlete na info@prorokcrm.sk. Odpovíme nejpozději do jednoho měsíce od doručení. Tuto lhůtu můžeme v odůvodněných případech prodloužit o další dva měsíce, o čemž vás budeme informovat. Za vyřízení žádosti neúčtujeme poplatek, s výjimkou zjevně nedůvodných nebo opakovaných žádostí.

Stížnost u dozorového úřadu

Domníváte-li se, že vaše osobní údaje zpracováváme protiprávně, máte právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, www.uoou.gov.cz. Je to úřad, na který se můžete obrátit v místě svého bydliště nebo pracoviště.

Protože správce sídlí na Slovensku, můžete se obrátit také na Úrad na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky, Hraničná 12, 820 07 Bratislava, www.dataprotection.gov.sk.

Zpracování osobních údajů se v České republice řídí nařízením (EU) 2016/679 a zákonem č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů.

Soubory cookies

Používání souborů cookies a podobných technologií upravuje samostatný dokument na stránce prorokcrm.cz/cookies. Svou volbu můžete kdykoli změnit odkazem Nastavení cookies v patičce webových stránek.

Bezpečnost

Opatření, kterými údaje chráníme, jsou popsána na stránce prorokcrm.cz/bezpecnost.

Účinnost

Toto znění je účinné od 3. října 2026. O každé změně informujeme předem, při podstatné změně také e-mailem zákazníkům.