Bezpečnost

Tento dokument popisuje opatření, kterými chráníme data v systému Prorok CRM. Je přílohou Smlouvy o zpracování osobních údajů a plní povinnost podle čl. 28 odst. 3 písm. c a čl. 32 GDPR.

Uvádíme jen opatření, která skutečně máme. Kde opatření teprve zavádíme nebo kde nemáme potvrzený rozsah, je to označeno a nevydáváme to za hotový stav. Uvést opatření, které neexistuje, by bylo při bezpečnostním incidentu přitěžující.

Šifrování

• Veškerá komunikace mezi prohlížečem a systémem je šifrována protokolem TLS ve verzi 1.2 a vyšší. Nešifrovaný přístup je přesměrován na šifrovaný.
• Prohlížeči se posílá pokyn, aby stránku otevíral výhradně přes šifrované spojení.
• Citlivé hodnoty v databázi, zejména přístupové klíče ke službám třetích stran, jsou šifrovány na úrovni jednotlivých polí.
• Hesla se neukládají v čitelné podobě. Ukládá se pouze jejich jednosměrný otisk.
• Údaje o platebních kartách přes naše servery neprocházejí. Zadávají se přímo do polí poskytovatele platební brány.
• Servery i zálohy jsou v datovém centru poskytovatele s kontrolovaným fyzickým přístupem. Šifrování celého diskového svazku na úrovni operačního systému nasazené nemáme. Údaje v klidu chráníme šifrováním citlivých polí v databázi, samostatnou databází pro každou firmu a přísně omezeným přístupem k serveru.

Oddělení dat zákazníků

• Každý zákazník má vlastní databázi. Data dvou firem nejsou ve společných tabulkách oddělena jen sloupcem, ale samostatným úložištěm. Chyba v jednom dotazu proto nemůže vydat data jiné firmy.
• Přístup k datům je vázán na přihlášený účet a na oprávnění přidělená v rámci firmy.
• Systém oprávnění je podrobný. Přístup lze omezit na úrovni modulu i jednotlivé akce, například zvlášť na zobrazení a zvlášť na export.
• O přístupu vždy rozhoduje server. Skryté tlačítko se za ochranu nepovažuje.

Řízení přístupu

• Uplatňuje se zásada nejmenších oprávnění. Zaměstnanec a spolupracovník má přístup jen k tomu, co potřebuje ke své práci.
• Přístup se při skončení spolupráce odebírá bez zbytečného odkladu.
• Přihlášená zařízení a relace může zákazník ve svém účtu zobrazit a jednotlivě odhlásit.
• Dvoufaktorové ověření jednorázovým kódem z mobilní aplikace je dostupné každému uživateli včetně záložních obnovovacích kódů. Zapíná se v profilu a po zapnutí ho systém vyžaduje při každém přihlášení. Plošně ho zatím nevynucujeme.

Integrita a dohledatelnost

• Změny záznamů se protokolují. U dokladů a citlivých údajů je dohledatelné, kdo a kdy změnu provedl.
• Vstupy se ověřují na straně serveru, nejen v prohlížeči.
• Výstupy do prohlížeče se ošetřují proti vložení cizího kódu.
• Formuláře jsou chráněny proti odeslání z cizí stránky.
• Přístup k veřejným koncovým bodům je omezen počtem pokusů za časovou jednotku.

Co se nikdy nedostane ven

Máme interní pravidlo, že v rozhraní, v odpovědích rozhraní, v provozních záznamech ani v chybových hláškách se nesmí objevit cesty na serveru, názvy databází ani vnitřní identifikátory firem. Chybová hláška říká, co se stalo a co s tím, ne jak je systém postaven.

Stejně tak se nikde nezobrazují úplná čísla účtů a rodná čísla nad rámec toho, kdo je má vidět.

Dostupnost a obnova

• Zálohy se vytvářejí dvakrát denně. Ve tři hodiny v noci se zálohují databáze i soubory, ve tři hodiny odpoledne samotné databáze.
• Zálohy se uchovávají takto: posledních 28 bodů bez ohledu na den, poté jedna záloha denně 14 dnů, jedna týdně 8 týdnů a jedna měsíčně 3 měsíce. Nic staršího než 200 dnů neuchováváme. Krátká lhůta je záměr, protože každá další kopie je další místo, kde je třeba provést právo na výmaz podle čl. 17 GDPR. Archiv účetních dokladů na deset let je jiná povinnost a řeší se jinak než zálohami.
• Zálohy zrušené firmy mažeme do 30 dnů od zrušení.
• Testovací obnova ze zálohy běží automaticky jednou týdně, v sobotu nad ránem. Neotestovaná záloha je jen víra, že to jednou vyjde, a podle čl. 32 odst. 1 písm. d GDPR také nesplněné opatření.
• Provoz je sledován automatickým dohledem, který hlásí výpadky a chyby.
• Konkrétní parametry dostupnosti, maximální ztráty dat a maximální doby obnovy nejsou součástí tohoto dokumentu. Jsou předmětem samostatné dohody o úrovni služeb, kterou uzavíráme na žádost.

Umístění dat

• Servery i zálohy jsou umístěny v Evropské unii, konkrétně v datovém centru ve Frankfurtu nad Mohanem v Německu u poskytovatele Hostinger International Ltd.
• Výjimkou jsou funkce umělé inteligence, u kterých se data odesílají poskytovatelům modelů a mohou být zpracovávána mimo Evropský hospodářský prostor. Podrobnosti jsou na stránce prorokcrm.cz/umela-inteligence.
• Seznam všech dodavatelů je na stránce prorokcrm.cz/dodavatele.

Aktualizace a testování

• Aplikační závislosti a systémové balíčky se průběžně aktualizují včetně bezpečnostních záplat.
• Změny procházejí automatickými testy před nasazením.
• Externí penetrační testy si zatím neobjednáváme. Místo toho průběžně sledujeme zranitelnosti použitých knihoven a systémových balíčků a bezpečnostní záplaty nasazujeme průběžně. Až penetrační testování zavedeme, uvedeme to zde.

Organizační opatření

• Osoby s přístupem k datům jsou vázány mlčenlivostí, která trvá i po skončení spolupráce.
• Dodavatelé, kteří se dostanou k datům, jsou prověřováni a zpracování je u každého kryto smlouvou o zpracování osobních údajů podle čl. 28 GDPR. U velkých poskytovatelů je tato smlouva součástí podmínek jejich služby. Jmenovitý seznam i postavení každého dodavatele jsou na stránce prorokcrm.cz/dodavatele.
• Máme určený postup pro případ porušení zabezpečení osobních údajů včetně ohlášení zákazníkovi do 24 hodin od zjištění.
• Zaměstnanci jsou poučeni o zásadách ochrany údajů a o používání umělé inteligence.

Jak nahlásit bezpečnostní chybu

Našli jste v systému bezpečnostní chybu? Napište nám na info@prorokcrm.sk. Prosíme, nezveřejňujte ji, dokud ji neopravíme. Za odpovědné nahlášení děkujeme a nálezce na požádání uvedeme.

Neprovádějte zátěžové ani penetrační testy bez našeho předchozího písemného souhlasu. Ne proto, že bychom se báli výsledku, ale proto, že to vypadá stejně jako útok a odpojíme vás.

Účinnost

Toto znění je účinné od 11. září 2026. Opatření průběžně rozvíjíme. O každé změně, která by snížila dosaženou úroveň ochrany, informujeme předem.