Dodatek ke Smlouvě o zpracování osobních údajů - Zákaznický portál

Tento dodatek doplňuje Smlouvu o zpracování osobních údajů uzavřenou mezi Zákazníkem a společností M-CORE s.r.o. o článek 15 ve znění níže. Zákazník jej přijímá potvrzením v aplikaci při zapnutí Zákaznického portálu a pro Zákazníka platí od tohoto potvrzení. Ode dne účinnosti znění Smlouvy o zpracování osobních údajů, které článek 15 obsahuje, se článek 15 řídí tím zněním.

Článek 15. Zákaznický portál

15.1 Zákaznický portál (dále jen „Portál“) je část Služby, jejímž prostřednictvím Zákazník zpřístupňuje vybraná data ze svého Účtu osobám, kterým dodává zboží nebo služby (dále jen „Odběratel“), a jejich kontaktním osobám. Kontaktní osobou je fyzická osoba, kterou Zákazník vede v Účtu jako kontakt Odběratele, případně Odběratel, který je fyzickou osobou, pokud jí byl přístup do Portálu udělen podle tohoto článku (dále jen „Kontaktní osoba“). Na Portál se vztahují i ostatní ustanovení této smlouvy, nestanoví-li tento článek jinak.

15.2 Portál se použije pouze tehdy, pokud jej Zákazník ve svém Účtu zapne. Při zapnutí Zákazník potvrdí, že se s tímto článkem seznámil; Zpracovatel je oprávněn vycházet z toho, že osoba, která Portál zapnula, byla oprávněna jednat za Zákazníka. Zapnutí Portálu, pozvání Kontaktní osoby, výběr údajů, které Kontaktní osoba vidí, a zrušení přístupu jsou zdokumentovanými pokyny Zákazníka podle bodu 4.1. Povolí-li Zákazník, aby určená Kontaktní osoba zvala další osoby téhož Odběratele, považují se úkony této osoby v Portálu vůči Zpracovateli za pokyny Zákazníka; zvaná osoba nemůže získat širší přístup, než má osoba, která ji pozvala. Zákazník může Portál kdykoli vypnout a kterýkoli přístup změnit nebo zrušit; vypnutí i zrušení působí okamžitě.

15.3 Účelem zpracování v Portálu je výhradně zpřístupnění dat Zákazníka Kontaktním osobám, ověření jejich oprávnění k přístupu a ochrana Portálu před zneužitím. Zpracovatel přitom zpracovává tyto osobní údaje Kontaktních osob:

• jméno, příjmení, e-mailovou adresu a roli u Odběratele,
• údaje o přístupu, zejména jeho rozsah, kdo a kdy přístup udělil, změnil nebo zrušil a kdy se Kontaktní osoba přihlásila,
• záznamy o úkonech v Portálu, zejména o otevření nebo stažení dokladu, schválení, podpisu nebo potvrzení, včetně času, IP adresy a údajů o prohlížeči,
• údaje o ověření e-mailové adresy a o zařízeních, ze kterých se Kontaktní osoba přihlašuje.

Zpracovává také osobní údaje obsažené v dokladech a jiných záznamech, které Zákazník v Portálu zpřístupní.

15.4 Tutéž e-mailovou adresu může do Portálu pozvat více zákazníků Zpracovatele. K ověření přístupu vede Zpracovatel mimo Účet Zákazníka seznam, který obsahuje e-mailovou adresu pouze v pseudonymizované podobě, vnitřní označení záznamů v Účtu Zákazníka a stav přístupu (dále jen „Seznam přístupů“). Ověření e-mailové adresy a zapamatování zařízení platí pro všechny zákazníky Zpracovatele, kteří tutéž adresu pozvali, a osobě, která ověřením prokázala, že má adresu ve své moci, Portál zobrazí seznam těchto zákazníků. Jde o technickou funkci Služby, kterou Zpracovatel vykonává jménem každého z těchto zákazníků jako jeho zpracovatel; záznam, který slouží více zákazníkům, zpracovává jménem každého z nich.

15.5 Zpracovatel data Portálu ani Seznam přístupů nepoužije pro vlastní účely, zejména ke zjišťování vztahů mezi svými zákazníky a jejich Odběrateli, ke statistikám o společných Odběratelích, k oslovování Kontaktních osob, k marketingu ani k nabídce vlastních služeb. Žádnému zákazníkovi nesdělí, že Kontaktní osoba nebo Odběratel používá Portál i u jiného zákazníka, nezpřístupní mu data z Účtu jiného zákazníka a v jednom zobrazení Portálu nespojí data z Účtů více zákazníků, s výjimkou seznamu podle bodu 15.4. Přístup Kontaktní osoby ověřuje při každém požadavku v Účtu Zákazníka; změnu její e-mailové adresy, deaktivaci nebo výmaz kontaktu považuje za zrušení přístupu.

15.6 Přihlašovací stránka Portálu je společná pro všechny zákazníky Zpracovatele. Údaje, které na ní Zpracovatel zpracovává k ochraně před zneužitím dříve, než je zřejmé, zda zadaná e-mailová adresa má přístup a u koho, zpracovává podle bodu 1.3 jako správce na základě oprávněného zájmu na bezpečnosti Služby, v rozsahu a lhůtách uvedených v jeho Zásadách ochrany osobních údajů. Nepoužije je k jinému účelu a nezpřístupní je Zákazníkovi ani jinému zákazníkovi, s výjimkou součinnosti při bezpečnostním incidentu.

15.7 Zákazník odpovídá za to, že

• má právní základ ke zpřístupnění údajů Kontaktní osobě a zpřístupňuje pouze údaje, které Kontaktní osoba potřebuje,
• splnil vůči Kontaktním osobám a dalším osobám, jejichž údaje v Portálu zpřístupňuje, zejména vůči svým zaměstnancům, informační povinnost podle čl. 13 a 14 GDPR,
• zve pouze osoby, kterým je oprávněn data zpřístupnit, a to na správnou e-mailovou adresu, která patří zvané osobě nebo schránce, do níž má přístup pouze okruh osob oprávněných data vidět,
• přístup zruší bez zbytečného odkladu, jakmile jej Kontaktní osoba již nemá mít,
• data, která v Portálu zpřístupní, jsou správná a úplná a jejich zpřístupnění není v rozporu s právními předpisy,
• Zpracovateli bez zbytečného odkladu oznámí zjištěné zneužití přístupu do Portálu.

15.8 Zpracovatel v pozvánce a v Portálu zobrazuje odkaz na informace o zpracování osobních údajů, které Zákazník uvede v nastavení Portálu. Dokud je Zákazník neuvede, zobrazuje jeho jménem vzorové informace Zpracovatele. Zákazník je povinen vzor před pozváním první Kontaktní osoby zkontrolovat, a neodpovídá-li jeho zpracování, uvést vlastní informace. Za obsah informací včetně použitého vzoru odpovídá Zákazník.

15.9 K ochraně Portálu Zpracovatel uplatňuje technická a organizační opatření podle článku 6, zejména ověření e-mailové adresy jednorázovým kódem, omezení počtu pokusů o přihlášení, šifrovaný přenos, uchovávání údajů k ověření přístupu mimo Účet Zákazníka pouze v pseudonymizované podobě, oddělení dat jednotlivých zákazníků, ověření oprávnění při každém přístupu, zpřístupnění pouze údajů určených pro Portál a pravidelné zálohy v Evropské unii.

15.10 Zpracovatel je oprávněn Portál nebo přístup jednotlivé Kontaktní osoby dočasně omezit nebo vypnout, je-li to potřebné k odvrácení nebo řešení bezpečnostního incidentu, při důvodném podezření ze zneužití nebo po dobu nezbytné údržby. Zákazníka o tom informuje bez zbytečného odkladu, a dovolují-li to okolnosti, předem. Omezení, které trvá pouze nezbytnou dobu, se nepovažuje za vadu Služby.

15.11 Jednal-li Zpracovatel v souladu s tímto článkem a s článkem 32 GDPR, nepovažuje se za porušení jeho povinností zejména:

• nedoručení nebo opožděné doručení e-mailu z příčin na straně poštovních služeb příjemce nebo jiných osob mimo kontrolu Zpracovatele,
• přístup do Portálu osobou, která má přístup k e-mailové schránce Kontaktní osoby,
• přístup ze zařízení, které si Kontaktní osoba zapamatovala a neodhlásila,
• obsah, nesprávnost nebo neúplnost dat, která Zákazník v Portálu zpřístupnil,
• zpřístupnění dat osobě, kterou pozval Zákazník nebo osoba podle bodu 15.2, nebo jejíž přístup Zákazník nezrušil.

Odpovědnost Zpracovatele vůči subjektům údajů podle čl. 82 GDPR tím není dotčena.

15.12 Zákazník nahradí Zpracovateli újmu a účelně vynaložené náklady, které mu vzniknou v důsledku porušení povinností Zákazníka podle tohoto článku nebo GDPR při používání Portálu, včetně náhrady, kterou Zpracovatel poskytl subjektu údajů za újmu, za niž odpovídá Zákazník (čl. 82 odst. 5 GDPR). Na odpovědnost Zpracovatele se vztahují článek 13 této smlouvy a ustanovení Všeobecných obchodních podmínek o náhradě újmy. Vůči Zákazníkovi, který je spotřebitelem, se tento bod a bod 15.11 uplatní pouze v rozsahu, v jakém to dovolují předpisy na ochranu spotřebitele.

15.13 Zpracovatel uchovává

• údaje o ověření e-mailové adresy, o pokusech o přihlášení a o relacích pouze po nezbytnou dobu, nejvýše 30 dnů,
• záznamy o zařízeních po dobu jejich platnosti (zapamatované zařízení zaniká po 90 dnech bez použití, nejpozději jeden rok od ověření) a nejvýše 30 dnů po jejím skončení,
• záznamy v Seznamu přístupů do zrušení přístupu, výmazu kontaktu nebo Účtu Zákazníka,
• údaje o přístupu po dobu existence kontaktu v Účtu Zákazníka a záznamy o úkonech v Portálu jako součást záznamů Účtu Zákazníka, nepožádá-li Zákazník o jejich dřívější výmaz.

Po skončení smlouvy se postupuje podle článku 12.

15.14 Kontaktní osoba si v Portálu sama zobrazí svá zařízení a odhlásí je. Ostatní žádosti Kontaktní osoby vyřizuje Zákazník; Zpracovatel mu na žádost bez zbytečného odkladu poskytne záznamy, které o Kontaktní osobě v souvislosti s Portálem vede mimo Účet Zákazníka. Obrátí-li se Kontaktní osoba přímo na Zpracovatele, postupuje se podle bodu 9.1; má-li přístup u více zákazníků, Zpracovatel předá žádost každému z nich zvlášť a nikomu nesdělí ostatní.

15.15 Týká-li se porušení zabezpečení osobních údajů dat Portálu zpracovávaných pro více zákazníků, Zpracovatel jej oznámí podle článku 10 každému dotčenému zákazníkovi zvlášť, v rozsahu jeho Kontaktních osob a bez uvedení ostatních zákazníků.

15.16 Data Portálu Zpracovatel zpracovává v Evropské unii; další zpracovatele zapojuje podle článku 7.

15.17 Portál nese označení Zákazníka a Zpracovatel v něm neuvádí reklamu. Zpracovatel není smluvní stranou vztahu mezi Zákazníkem a Odběratelem. Portál nenahrazuje doručení dokladu způsobem dohodnutým s Odběratelem ani archivaci dokladů podle zvláštních předpisů. Zákazník nesmí Portál ani pozvánky používat k zasílání obchodních sdělení bez právního základu.

Zveřejnění

Tento dodatek je zveřejněn 13. října 2026. Pro Zákazníka platí ode dne, kdy jej potvrdí při zapnutí Zákaznického portálu.